É relativamente comum que empresários se deparem com pendências fiscais, irregularidades ou débitos junto à Receita Federal, estados ou municípios.
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Mesmo pequenas falhas, como o atraso no envio de uma declaração ou o não pagamento de um imposto, podem gerar restrições sérias, dificultando desde a emissão de certidões até a participação em licitações ou o acesso a crédito bancário.
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Neste artigo da Gestão Inova Contabilidade, você vai entender o que é uma pendência fiscal, como identificá-la e, principalmente, como regularizar sua situação com segurança.
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O que é uma pendência fiscal?
A pendência fiscal ocorre quando uma pessoa física ou jurídica deixa de cumprir uma obrigação tributária — seja o pagamento de um imposto, a entrega de uma declaração obrigatória ou a atualização de dados cadastrais junto aos órgãos fiscais.
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Essas pendências podem surgir em diferentes esferas:
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Federal: Junto à Receita Federal ou à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), relacionadas a tributos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, INSS e outros.
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Estadual: Vinculadas ao ICMS e à Secretaria da Fazenda do estado.
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Municipal: Relacionadas ao ISS e taxas cobradas pelas prefeituras.
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Também existem pendências cadastrais, que ocorrem quando há inconsistências nas informações do CNPJ, CNAE ou endereço da empresa. Mesmo sem dívidas em aberto, esses erros podem bloquear a emissão de notas fiscais e impedir o acesso a benefícios fiscais.
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Em resumo, qualquer atraso, erro de informação ou falta de pagamento pode ser interpretado pelo Fisco como uma pendência, afetando a regularidade fiscal da empresa.
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Principais causas de pendência fiscal
As pendências fiscais podem ter origens diversas, e muitas vezes acontecem por descuido ou falta de acompanhamento contábil adequado.
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As causas mais comuns são:
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Atraso no pagamento de tributos (como DAS, DCTFWeb, GPS, ICMS ou ISS);
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Declarações não enviadas, como EFD-Contribuições, DCTF, ECD, ECF ou DEFIS;
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Erros de preenchimento em declarações, que geram divergências com os dados do Fisco;
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Falhas no cadastro da empresa, como CNAE incorreto ou endereço desatualizado;
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Inconsistências no e-CAC, geradas por cruzamento de informações;
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Pendências previdenciárias, especialmente relacionadas a folha de pagamento e contribuições ao INSS.
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Empresas que não contam com uma contabilidade estruturada acabam acumulando pendências sem perceber. Quando o problema é identificado, muitas vezes já há multa, juros e até inscrição em dívida ativa.
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Como consultar pendências fiscais
Saber como consultar a situação fiscal da sua empresa é o primeiro passo para evitar problemas maiores. A boa notícia é que esse processo pode ser feito online e gratuitamente, com acesso aos portais oficiais dos órgãos tributários.
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1. Receita Federal (pendências federais)
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A consulta pode ser feita pelo portal e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte). Para isso, basta acessar https://cav.receita.fazenda.gov.br com um certificado digital ou conta gov.br nível prata ou ouro.
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No menu “Certidões e Situação Fiscal”, é possível verificar:
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Pendências de declarações não entregues;
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Débitos tributários;
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Situação cadastral do CNPJ;
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Notificações e autos de infração.
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2. Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (dívida ativa da União)
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Se a empresa tiver débitos inscritos em dívida ativa, a consulta deve ser feita no portal da PGFN: https://www.regularize.pgfn.gov.br.
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Lá, é possível consultar dívidas, emitir guias de pagamento e solicitar parcelamentos.
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3. Secretaria da Fazenda Estadual (pendências de ICMS)
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Cada estado possui seu próprio sistema de consulta de pendências fiscais. No caso de São Paulo, por exemplo, a consulta pode ser feita no Posto Fiscal Eletrônico (PFE).
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Basta informar o CNPJ para acessar os débitos e obrigações pendentes.
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4. Prefeitura Municipal (pendências de ISS e taxas)
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As pendências municipais, como taxas de alvará, TFE ou ISS, podem ser verificadas no site da prefeitura local. É comum que as prefeituras disponibilizem um campo de “Consulta de Débitos” no portal do contribuinte.
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5. CND — Certidão Negativa de Débitos
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Uma forma prática de verificar se há pendências fiscais é solicitar a Certidão Negativa de Débitos (CND) ou a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN).
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Caso o sistema não emita a certidão, é sinal de que há alguma irregularidade a ser resolvida.
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Consequências de ter pendências fiscais
Ignorar pendências fiscais pode trazer sérios prejuízos à empresa. Além de multas e juros, o negócio pode enfrentar restrições operacionais e até jurídicas.
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Entre as principais consequências estão:
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Impedimento para emitir certidões negativas, exigidas em licitações e contratos públicos;
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Dificuldade de obter crédito bancário e financiamentos;
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Bloqueio na emissão de notas fiscais eletrônicas;
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Multas e autuações fiscais;
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Inscrição em dívida ativa e execução fiscal, podendo resultar em penhora de bens;
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Problemas na renovação de alvarás e licenças;
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Risco de desenquadramento do Simples Nacional por inadimplência de tributos.
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Portanto, manter a regularidade fiscal não é apenas uma obrigação, mas também um diferencial competitivo que demonstra organização e credibilidade no mercado.
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Como regularizar pendências fiscais
Depois de identificar as pendências, é hora de resolver a situação. O processo de regularização depende do tipo e da origem da pendência, mas geralmente segue alguns passos principais:
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1. Corrigir declarações e informações
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Caso a pendência esteja relacionada a declarações não enviadas ou com erros, basta reenviar o arquivo corrigido. Isso pode ser feito com o auxílio da contabilidade, utilizando os programas da Receita (como ECF, ECD ou DCTFWeb).
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2. Pagar ou parcelar débitos em aberto
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Débitos tributários podem ser pagos à vista por meio da Darf (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) ou parcelados. O parcelamento pode ser solicitado:
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No e-CAC (para débitos não inscritos);
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No portal da PGFN (para débitos inscritos em dívida ativa).
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Existem modalidades de parcelamento ordinário (em até 60 vezes) e programas especiais de transação tributária, que oferecem descontos em juros e multas.
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3. Regularizar pendências estaduais e municipais
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No caso de ICMS e ISS, a empresa deve procurar a Secretaria da Fazenda estadual ou a prefeitura, respectivamente.
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Alguns municípios permitem o parcelamento direto no portal online, facilitando o processo.
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4. Atualizar o cadastro da empresa
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Se a pendência for cadastral, é necessário corrigir as informações incorretas no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) e, se necessário, na Junta Comercial.
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5. Acompanhar o processo até a emissão da CND
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Após a regularização, é importante acompanhar o sistema da Receita ou da PGFN até a emissão da Certidão Negativa de Débitos, comprovando que a situação fiscal da empresa foi normalizada.
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Como evitar novas pendências fiscais
A prevenção é sempre o melhor caminho. Para evitar novas pendências fiscais, adote boas práticas de gestão e conte com o apoio de uma contabilidade especializada. Algumas ações essenciais incluem:
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Manter o calendário fiscal atualizado, evitando atrasos nas entregas;
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Controlar pagamentos de tributos e obrigações acessórias;
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Revisar periodicamente o cadastro da empresa;
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Acompanhar o e-CAC e o Domicílio Tributário Eletrônico (DTE);
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Contar com um contador experiente, que monitore o cumprimento das obrigações e auxilie no planejamento tributário.
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Empresas que mantêm uma rotina fiscal organizada não apenas evitam multas, como também ganham eficiência, segurança jurídica e acesso facilitado a financiamentos e parcerias.
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O papel da contabilidade na regularização fiscal
Uma contabilidade estratégica é o pilar da regularidade fiscal. Na Gestão Inova Contabilidade, o acompanhamento é feito de forma digital, ágil e personalizada, garantindo que todas as obrigações sejam cumpridas no prazo e que eventuais pendências sejam identificadas antes de se tornarem um problema.
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Nosso trabalho envolve:
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Monitoramento contínuo das obrigações fiscais;
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Análise preventiva de inconsistências;
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Elaboração e envio de declarações obrigatórias;
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Intermediação junto à Receita Federal, PGFN, estados e prefeituras;
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Planejamento tributário para evitar acúmulo de débitos.
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Conclusão
Ter uma pendência fiscal não significa o fim da empresa, mas ignorá-la pode comprometer sua operação e credibilidade.
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Com o suporte contábil adequado e uma rotina fiscal organizada, é possível regularizar a situação rapidamente, manter o CNPJ ativo e evitar prejuízos.
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A Gestão Inova Contabilidade está preparada para ajudar você a consultar, corrigir e prevenir pendências fiscais, com um atendimento próximo, tecnológico e focado em resultados.
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