Como formar preço de serviço PJ: custo, imposto pelo anexo, pró-labore e margem

Em quatro camadas, com a fórmula preço = (custo por hora × horas + custo variável + margem) ÷ (1 − alíquota efetiva). Primeiro, o custo fixo mensal: aluguel ou coworking, ferramentas, contador, telefone, seguros e o pró-labore do sócio com os 11% de INSS do art. 30, § 4º, da Lei 8.212. Divida pelas horas que de fato se faturam no mês, medidas, não pelas 160 do calendário. Segundo, o custo variável do projeto: freelancer, deslocamento, licença, material. Terceiro, a margem decidida antes, como percentual sobre o custo. Quarto, o imposto por dentro: no Simples, a alíquota efetiva do anexo pela fórmula do art. 18, § 1º-A, da LC 123 sobre a receita dos doze meses; no Presumido, cerca de 11,33% federais (32% de presunção, Lei 9.249, art. 15) mais o ISS do município. Como o imposto incide sobre o preço, ele entra pela divisão, não pela soma. Exemplo: custo fixo de R$ 9 mil, 100 horas faturáveis, margem de 25% e alíquota efetiva de 8,08% dão R$ 90 de custo por hora, R$ 112,50 com margem e R$ 122,39 de preço; um projeto de 40 horas sai por R$ 4.920. O mesmo cálculo no Anexo V, a 16,5%, dá R$ 134,73 por hora.

Menos do que o calendário sugere, e o número certo se mede, não se estima. O mês tem cerca de 160 horas úteis, mas o prestador gasta parte delas em proposta, reunião comercial, administração, estudo, deslocamento e o que não vira nota; férias e feriados reduzem a média anual. Quem precifica pelas 160 e fatura 100 está cobrando 37% a menos do que imagina, e quem fatura 80 está 50% abaixo. A referência que vemos na prática de prestadores de serviço intelectual varia bastante conforme o modelo: consultor sozinho que também vende costuma faturar entre 90 e 120 horas por mês; equipe com gestão dedicada fatura mais horas por pessoa. O método é simples: registrar por três meses as horas de cada projeto e o total trabalhado, e usar a média das horas faturadas como divisor do custo fixo. Se a média cai, o custo por hora sobe e o preço precisa subir junto, ou o prestador precisa vender mais horas. É a variável que mais erra o preço, mais do que o imposto, e a que menos gente mede. Ela também alimenta a decisão de contratar: quando as horas faturáveis do sócio estão no limite, o próximo dev ou assistente é quem libera horas que valem o preço da hora dele.

Entra, por dentro, e é a alíquota efetiva, não a nominal. O imposto incide sobre a receita, ou seja, sobre o preço; por isso ele não se soma ao custo, ele divide: preço = valor que a empresa quer receber ÷ (1 − alíquota). No Simples, a alíquota é a efetiva do anexo, calculada pela fórmula do art. 18, § 1º-A, da LC 123 sobre a receita dos doze meses: no Anexo III, 6% até R$ 180 mil, 8,08% com R$ 300 mil, 10,56% com R$ 600 mil; no Anexo V, 15,5%, 16,5% e 17,85% nas mesmas receitas. No Presumido, cerca de 11,33% federais (32% de presunção, Lei 9.249, art. 15) mais o ISS do município, de 2% a 5%. Errar aqui custa a margem: quem usa 6% quando já está em 8,08% deixa 2% do preço na mesa em cada nota. Há ainda o que não é imposto da empresa, mas sai da nota antes de entrar: 11% de INSS na cessão de mão de obra (Lei 8.212, art. 31), ISS retido pelo tomador e, fora do Simples, IRRF e 4,65%. Esses são compensáveis, mas atrasam o caixa, e o prazo entra no preço do cliente PJ que retém. E a nota ao consumidor precisa informar o valor aproximado dos tributos (Lei 12.741, art. 1º).

É a razão entre a folha dos doze meses anteriores, com pró-labore, patronal e FGTS recolhidos, e a receita bruta do mesmo período (LC 123, art. 18, §§ 5º-K e 24), que decide se os serviços intelectuais do § 5º-I ficam no Anexo V, a 15,5% inicial, ou passam ao Anexo III, a 6%, quando o índice é igual ou maior que 28% (§ 5º-J). Muda o preço de dois jeitos. Pela alíquota: o mesmo consultor com R$ 300 mil de receita paga 8,08% no III e 16,5% no V, e a divisão por (1 − alíquota) leva a hora de R$ 122 para R$ 135. Pelo custo fixo: para sustentar os 28%, o consultor precisa de folha, e o pró-labore dele, com os 11% de INSS, é custo fixo que entra no custo por hora; em 2026 essa folha ficou mais barata, com o IR do pró-labore zerado até R$ 5.000 pela Lei 15.270. Quem desenvolve software no próprio estabelecimento, que está no Anexo III pelo § 5º-B sem Fator R, não tem esse efeito e precifica com a alíquota do III direto. A decisão de preço, então, conversa com a de pró-labore e com a de anexo, e é revisada quando a receita dos doze meses muda a faixa ou o índice.

Sempre que uma das quatro camadas muda, e pelo menos uma vez por ano no fechamento. A camada de imposto muda quando a faixa do Simples vira: a alíquota efetiva sobe com a receita dos doze meses (LC 123, art. 18, § 1º-A), de 6% a 8,08% entre R$ 180 mil e R$ 300 mil no Anexo III, e a 10,56% em R$ 600 mil; quem cresce e não revisa perde a diferença em cada nota. Muda também em janeiro, quando o regime pode mudar, e quando o Fator R troca o anexo. A camada de custo fixo muda com contratação, mudança de sede, novo sistema ou reajuste do pró-labore, que em 2026 ficou mais barato em IR (Lei 9.250, art. 3º-A). A camada de horas faturáveis muda quando a medição de três meses mostra média diferente da assumida, e é a que mais engana. A margem muda quando a empresa decide reservar mais ou investir. Por isso revisamos preço junto com o planejamento anual, em dezembro, com os doze meses reais, e nas viradas de faixa durante o ano, que a contabilidade vê antes do prestador, porque acompanha a RBT12 mês a mês.