Retenção de impostos na nota de serviço: o que o tomador desconta e o que o Simples dispensa

DOSSIÊ TÉCNICO ESTRATÉGICO 2026
Foco Regional: Osasco, São Paulo, Barueri, Cotia e Jundiaí
Tempo de leitura: 11 min.  |  Categoria: Planejamento Tributário

O que é retenção na nota, e por que ela não é imposto a mais

Retenção é o tomador pagando ao fisco, em nome do prestador, uma parte do valor da nota. O prestador recebe menos, mas o valor retido é dele: vira antecipação do imposto que ele apuraria de qualquer jeito, ou é abatido na guia. Quando a conciliação é bem feita, a retenção só muda o momento do pagamento.

O problema começa quando a retenção acontece sem base legal, ou quando é feita e depois não é abatida. No primeiro caso o prestador paga imposto que não devia; no segundo, paga duas vezes. Nos dois, o dinheiro fica parado no fisco até alguém pedir de volta.

Nós conciliamos as retenções de prestadores de serviço em Osasco, São Paulo, Barueri, Cotia e Jundiaí como parte do plano de contabilidade para prestadores. A seguir, as quatro retenções, uma a uma.

As quatro retenções e a lei de cada uma

IRRF de 1,5%. A Lei 7.450/1985, art. 52, manda descontar imposto de renda na fonte das importâncias pagas por pessoa jurídica a pessoa jurídica pela prestação de serviços caracterizadamente de natureza profissional. A Lei 9.064/1995, art. 6º, fixou a alíquota em 1,5%. Vale para consultoria, engenharia, advocacia, contabilidade, publicidade, análise de sistemas, entre outros.

4,65% de CSLL, Cofins e PIS. A Lei 10.833/2003, art. 30, sujeita à retenção os pagamentos de pessoa jurídica a pessoa jurídica por serviços profissionais, limpeza, vigilância, locação de mão de obra e assessoria. São 1% de CSLL, 3% de Cofins e 0,65% de PIS.

11% de INSS. A Lei 8.212/1991, art. 31, obriga a empresa contratante de serviços executados mediante cessão de mão de obra a reter 11% do valor bruto da nota. Cessão de mão de obra é gente do prestador trabalhando nas dependências do tomador, sob a rotina dele, de forma contínua. Consultoria por projeto, entregue à distância, em regra não é cessão.

ISS. A LC 116/2003, art. 6º, permite ao município atribuir por lei a responsabilidade pelo ISS ao tomador. O § 2º já a atribui em casos como obra (7.02 e 7.19), vigilância e limpeza. Cada prefeitura tem a própria lista, e a de Osasco não é a de Barueri.

Retenção	Alíquota	Base legal	Quando existe
IRRF	1,5%	Lei 7.450, art. 52; Lei 9.064, art. 6º	Serviço profissional de PJ para PJ
CSLL, Cofins e PIS	4,65%	Lei 10.833, art. 30	Serviços profissionais, limpeza, vigilância, mão de obra, assessoria, de PJ para PJ
INSS	11%	Lei 8.212, art. 31	Cessão de mão de obra ou empreitada
ISS	2% a 5% (alíquota do município ou do anexo)	LC 116, art. 6º; LC 123, art. 21, § 4º	Quando a lei municipal atribui ao tomador

Por que o optante do Simples não sofre IRRF nem 4,65%

As duas retenções federais sobre lucro e faturamento não alcançam o optante do Simples. O IRPJ, a CSLL, o PIS e a Cofins dele já estão no DAS. A IN RFB 765/2007, art. 1º, dispensa a retenção do imposto de renda na fonte sobre as importâncias pagas a pessoa jurídica inscrita no Simples Nacional. O Mafon 2025 da Receita repete a regra. E o art. 32, III, da Lei 10.833 diz que a retenção de 4,65% não se aplica aos pagamentos feitos a empresas optantes pelo Simples.

O tomador só sabe disso se o prestador avisar. Na prática, a nota do optante deve trazer a expressão de que a empresa é optante pelo Simples Nacional. Deve indicar também que não há retenção de IRRF nem das contribuições. Muitos tomadores exigem declaração assinada, no modelo da IN RFB 1.234/2012, e vale entregar sem discutir.

Quando a retenção indevida já aconteceu, o caminho é pedir ao tomador que corrija a apuração dele, ou pedir restituição à Receita com o comprovante. Dá trabalho, e o prestador que perde 6,15% de cada nota por meses seguidos sente a diferença no caixa.

INSS e ISS: as duas que o Simples também sofre

A retenção de 11% de INSS não depende do regime. Vale para o optante do Simples quando há cessão de mão de obra, e a discussão é sobre o fato, não sobre a lei. Nota de consultoria com equipe alocada na sede do cliente, com escala e chefia de lá, é cessão. O contrato precisa descrever entrega por escopo e a nota precisa refletir o contrato. Senão o tomador retém por segurança, e o prestador só compensa depois na folha, se tiver folha suficiente.

O ISS retido do optante tem regra própria. Pelo art. 21, § 4º, da LC 123, a retenção só é permitida nos casos do art. 3º da LC 116. A alíquota retida precisa ser a do anexo, informada na nota. Se a nota não traz a alíquota do anexo, o tomador retém pela alíquota do município, que costuma ser maior. O prestador paga a diferença sem ter como abater.

Depois de retido, o ISS precisa ser abatido no DAS. O art. 18, § 4º-A, II, manda segregar a receita sobre a qual houve retenção de ISS, e o PGDAS-D tira a parcela do ISS dessa receita. Nota retida e não segregada é ISS pago duas vezes, e o PGDAS não avisa.

Como não pagar o mesmo imposto duas vezes

Antes da nota: contrato que descreve o serviço com o item da LC 116, a natureza (projeto, não cessão) e a condição de optante. Na nota: a informação do Simples, a alíquota do anexo e, quando couber, a indicação de que não há retenção federal. Depois da nota: conferir o comprovante de retenção do tomador e segregar a receita com ISS retido no PGDAS. No Presumido ou no Real, compensar o IRRF e os 4,65% na apuração do trimestre.

É rotina mensal, e é a parte do trabalho do contador que mais devolve dinheiro ao prestador sem mudar nada no negócio. Com muitos tomadores diferentes, a conciliação vira planilha por cliente e por tributo; sem ela, a retenção some no meio das contas a receber.

Perguntas frequentes sobre retenção na nota de serviço