Simples Nacional em 2026: limites, prazo de opção, anexos, Fator R e o que a Reforma muda

R$ 4,8 milhões de receita bruta no ano-calendário anterior, pelo art. 3º, II, da LC 123/2006. A microempresa vai até R$ 360 mil (inciso I) e a empresa de pequeno porte, de R$ 360 mil a R$ 4,8 milhões. Quem ultrapassa o limite sai do Simples no mês seguinte ao excesso (§ 9º). Ou em 1º de janeiro do ano seguinte quando o excesso não passa de 20%, ou seja, até R$ 5,76 milhões (§ 9º-A). No ano de início de atividade, o limite é proporcional aos meses (§ 10). Há um segundo limite, o sublimite de R$ 3,6 milhões do art. 13-A. Acima dele, o ISS e o ICMS deixam de ser recolhidos no DAS a partir do mês seguinte (art. 20, § 1º) e passam a ser pagos por fora. Os tributos federais seguem no Simples. Para o prestador de serviço intelectual, o sublimite costuma ser o momento de simular o Lucro Presumido. Entre R$ 3,6 milhões e R$ 4,8 milhões a alíquota efetiva do Anexo III, somada ao ISS por fora, se aproxima da carga do Presumido. O MEI tem teto próprio de R$ 81 mil (art. 18-A, § 1º).

Até o último dia útil de janeiro, com efeito desde 1º de janeiro, e a escolha vale o ano inteiro. O art. 16 da LC 123/2006 diz que a opção é irretratável para todo o ano-calendário. O § 2º fixa que ela deve ser realizada no mês de janeiro, até o seu último dia útil, produzindo efeitos a partir do primeiro dia do ano-calendário da opção. Quem perde janeiro fica no regime em que estava até o janeiro seguinte. A empresa em início de atividade é a exceção: opta com efeito desde a abertura, nos termos, prazo e condições do Comitê Gestor (§ 3º). A saída por opção segue a mesma janela: comunicada até o último dia útil de janeiro, com efeito desde 1º de janeiro (arts. 30, I, e 31, I). Na prática, a opção em janeiro só sai se as vedações do art. 17 estiverem resolvidas. A principal é o débito com o INSS ou com as Fazendas sem exigibilidade suspensa (inciso V), que é o motivo mais comum de indeferimento. Parcelamento suspende a exigibilidade e destrava. Por isso a simulação é feita em dezembro e a regularização de pendências antes da virada.

É a razão entre a folha de salários dos doze meses anteriores, incluídos pró-labore, contribuição patronal e FGTS recolhidos, e a receita bruta do mesmo período (LC 123, art. 18, §§ 5º-K e 24). Importa porque decide o anexo das atividades intelectuais do § 5º-I (engenharia, consultoria, auditoria, publicidade, representação, perícia, design e outras). Igual ou maior que 28%, a receita passa ao Anexo III, com 6% na primeira faixa; abaixo, fica no Anexo V, com 15,5% (§ 5º-J). Saúde, fisioterapia e arquitetura partem do III e caem ao V abaixo de 28% (§ 5º-M). Com R$ 600 mil de receita em doze meses, a diferença é de 10,56% contra 17,85%. O índice é refeito todo mês e a janela anda. Uma receita atípica pode derrubar o enquadramento daquele mês. Em 2026 subir o pró-labore para sustentar o índice ficou mais barato, porque a Lei 15.270 zerou o IR mensal até R$ 5.000 (Lei 9.250, art. 3º-A). Os 11% de INSS continuam. Quem está no Anexo III pelo § 5º-B, como software e sites, não precisa do índice. E a Reforma não mexe nisso: as alíquotas dos anexos são mantidas (art. 18, § 1º-C).

Aumentando a folha real, na proporção que a operação justifica. O numerador do § 24 do art. 18 da LC 123 é a remuneração paga a pessoas físicas pelo trabalho, com pró-labore, mais a patronal e o FGTS efetivamente recolhidos. Os caminhos legais são três. Pró-labore do sócio compatível com a função e pago de fato, com a guia recolhida. Em 2026 ele custa só os 11% de INSS até R$ 5.000, porque o IR mensal está zerado (Lei 9.250, art. 3º-A). Contratação CLT de quem a empresa precisa, com patronal e FGTS que também entram no índice. E a conferência do que já está na folha e não foi contado, como encargos recolhidos. O que não é legal: pró-labore declarado e não pago, que não entra no montante pago e ainda gera passivo. Pró-labore artificial sem relação com o trabalho. E contar freelancer ou prestador pessoa jurídica como folha, que o § 24 não admite. A decisão é de custo contra economia: o INSS da retirada maior contra a diferença entre os anexos. Quando alcançar 28% exigiria folha acima do que a operação sustenta, a comparação passa a ser com o Lucro Presumido, que ignora a folha.

Não, e a resposta depende do anexo e da folha. Para quem está no Anexo III, por atividade do § 5º-B ou por Fator R igual ou maior que 28%, o Simples costuma vencer até faixas altas. São 6% na primeira faixa, 10,56% com R$ 600 mil de receita, 13,53% com R$ 1,44 milhão. Para quem está no Anexo V sem folha, com 15,5% a 19%, o Lucro Presumido sai mais barato. Ele tem 32% de presunção sobre a receita de serviços (Lei 9.249, art. 15), IRPJ e CSLL sobre essa base e PIS e Cofins de 3,65%. Dá cerca de 11,33% federais mais o ISS do município. Acima do sublimite de R$ 3,6 milhões o ISS sai do DAS e a conta do Simples piora; acima de R$ 4,8 milhões ele acaba. O Lucro Real só entra com margem apertada ou prejuízo. Há ainda o efeito da Reforma a partir de 2027. O cliente do regime regular só credita o valor que o Simples recolheu (LC 214, art. 47, § 9º), e o optante pode apurar IBS e CBS pelo regime regular por semestre (LC 123, art. 18, §§ 9º a 11). A comparação é feita em dezembro, com os doze meses reais, para a opção de janeiro.