Como trocar de contabilidade: distrato, documentos, procurações e a data de corte

Pode, respeitando o contrato e a regra do CFC. O contrato de prestação de serviços contábeis é escrito (Res. CFC 1.590/2020, art. 5º) e costuma ter prazo de aviso; a rescisão segue o que ele diz. O que a resolução exige em qualquer caso é o distrato: o art. 6º diz que o rompimento do vínculo implica a celebração obrigatória de distrato entre as partes, com a cessação das responsabilidades de cada uma; se não for possível celebrá-lo, o contador notifica o cliente sobre o fim da relação, com a confirmação da cessação (parágrafo único). No distrato entram a responsabilidade do cliente de receber os documentos (art. 7º), a forma e o prazo de devolução de livros, documentos e arquivos eletrônicos (art. 9º) e a definição de quem entrega as acessórias de cada competência (art. 10). O momento melhor é o fim de um mês, com o corte claro, e fora de janeiro, quando a opção pelo regime e as declarações anuais se acumulam. Trocar no meio de uma fiscalização ou de um parcelamento em curso pede cuidado extra com a comunicação do art. 8º.

Não, se a data de corte for clara e o novo contador entrar antes dela. A Res. CFC 1.590/2020 distribui as responsabilidades: o contador que sai entrega as obrigações acessórias cujo período de competência decorreu na vigência do contrato dele, ainda que o prazo caia depois (art. 10), elabora as demonstrações do período dele (art. 9º, parágrafo único) e comunica ao novo os fatos relevantes (art. 8º); o novo assume da competência de corte em diante. O que sustenta a cobertura é a ordem: distrato assinado com a competência de corte definida, documentos entregues no prazo e no formato da cláusula do art. 9º, procurações no e-CAC revogadas do escritório antigo e outorgadas ao novo, certificado digital sob controle da empresa, e o novo contador rodando as rotinas do mês antes de o antigo sair. O risco de prazo descoberto aparece quando a troca é feita por telefone, sem distrato, no meio do mês, com a procuração antiga ainda ativa e ninguém sabendo quem entrega a acessória daquela competência. Na nossa prática, com esse método, a transição completa leva de 30 a 60 dias e nenhuma guia fica sem dono.

Tudo o que a empresa produziu e entregou ao fisco no período, e a lista vai no distrato pelo art. 9º da Res. CFC 1.590/2020, com forma e prazo de devolução. Livros e demonstrações: balanços, DRE, razão e diário. Arquivos fiscais: SPED Contábil e Fiscal, EFD-Contribuições, EFD-Reinf, DCTFWeb, PGDAS-D com os recibos, DEFIS, ECF, e os XMLs das notas emitidas e recebidas, porque o XML é o documento fiscal e o PDF é só a representação. Folha: eSocial com os eventos, guias e folha por competência. Cadastros: CNPJ, inscrição municipal, contrato social e alterações, procurações e certificado digital. Pendências: parcelamentos, autos de infração, intimações abertas, malha e certidões, que entram na comunicação do art. 8º. O art. 7º diz que o contratante é responsável por receber os documentos e pode indicar representante por escrito, e o Código de Ética veda ao contador reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive eletrônicos, para forçar pagamento. Se a entrega não acontece no prazo da cláusula, o caminho é notificação escrita e, persistindo, representação ao CRC.

Precisa, e é dos passos mais esquecidos. O contador atua em nome da empresa na Receita Federal, na Previdência e no eSocial por procuração eletrônica outorgada no e-CAC, e ela continua válida depois da rescisão até ser revogada. Escritório antigo com procuração ativa continua vendo e podendo movimentar a situação fiscal da empresa, o que é problema de segurança e de LGPD, porque os dados da empresa e dos funcionários seguem acessíveis a quem não tem mais a obrigação legal de tratá-los (Lei 13.709, art. 7º, II, e art. 46). O procedimento é revogar a procuração do escritório antigo e outorgar ao novo, com o certificado digital da empresa, que precisa estar sob controle dela e não do contador; o mesmo vale para os acessos da prefeitura, do estado e de sistemas de nota. Vale fazer isso na data de corte, não semanas depois, e registrar no distrato. Empresa que nunca teve o próprio certificado digital, porque o contador antigo usava o dele, resolve isso antes da troca, emitindo o certificado em nome da empresa.

Tem, e é menor do que o custo de ficar com o erro. Os custos diretos são o aviso prévio do contrato antigo, se houver, o certificado digital quando a empresa não tem o próprio, e eventuais taxas de emissão de documentos. O custo indireto é o tempo do sócio na entrega e na conferência dos documentos, que o método reduz: distrato com lista, prazo e formato (Res. CFC 1.590, art. 9º), diagnóstico feito antes de assinar, e o novo contador entrando antes do corte. Não há custo legal de transferência de honorário nem multa por trocar, e o Código de Ética veda ao contador antigo reter documentos para forçar pagamento. Do outro lado, o custo de não trocar costuma ser maior: Fator R não calculado que deixa a empresa no Anexo V, retenção não abatida, lucro distribuído sem balanço, guia atrasada com multa e certidão travada em contrato. No nosso diagnóstico de entrada, feito sem compromisso nos documentos dos últimos meses, esses valores aparecem antes de qualquer assinatura, e é com eles que a empresa decide se a troca compensa.