Auditoria contábil preventiva: a revisão que acha o erro antes da fiscalização

É a revisão da apuração da própria empresa, feita com os olhos de quem vai fiscalizar, antes de a fiscalização acontecer. O objeto é o mesmo que o fisco olha. PGDAS ou apuração do Presumido, notas emitidas e retenções sofridas, folha e eSocial, distribuição de lucros contra o balanço, obrigações acessórias e certidões, e a conciliação entre banco e contabilidade. A diferença está no momento e no resultado. A revisão preventiva retifica, com restituição do que foi pago a mais e recolhimento com multa de mora do que foi pago a menos. A fiscalização autua, com multa de ofício e juros. Ela usa a favor da empresa o mesmo prazo que o fisco tem, cinco anos do fato gerador na homologação (CTN, art. 150, § 4º) ou do exercício seguinte (art. 173). O que ela não é: a auditoria independente de demonstrações contábeis. Essa é feita por auditor externo com parecer, regida pelas normas de auditoria do CFC e exigida de companhias e grandes empresas. Para a empresa de serviços de porte pequeno e médio, a revisão preventiva é rotina contábil com método e checklist.

Não, e por isso quase ninguém faz. O que a lei obriga é a escrituração contábil e o balanço anual, para toda sociedade empresária (Código Civil, art. 1.179), e a entrega das obrigações acessórias de cada regime. A auditoria independente de demonstrações é obrigatória só para companhias abertas e sociedades de grande porte, e não é disso que se trata aqui. A revisão preventiva é escolha da empresa, e o argumento para fazê-la está no CTN. O fisco tem cinco anos para revisar cada período (arts. 150, § 4º, e 173). A Lei 8.212 permite apurar por aferição indireta quando a escrituração não registra o movimento real, com o ônus da prova invertido para a empresa (art. 33, § 6º). Ou seja, um erro de 2024 pode ser cobrado até 2029 com multa de ofício, e a empresa é quem precisa provar o contrário. A revisão preventiva transforma esse risco em ajuste. Retifica dentro do prazo, com multa de mora em vez de multa de ofício, e recupera o que foi pago a mais. Esse é o caso mais frequente em empresa de serviços com Fator R esquecido e retenção não abatida.

Seis frentes, com base de cada uma. Enquadramento: cada receita no anexo da atividade real, o Fator R calculado com a folha do § 24 do art. 18 da LC 123 (pró-labore, patronal e FGTS recolhidos), e o CNAE e o item da nota coerentes com o serviço. Retenções: comprovantes de cada tomador contra a apuração, ISS retido segregado no PGDAS e retido pela alíquota do anexo (art. 21, § 4º). IRRF e 4,65% sofridos pelo optante do Simples, que a IN RFB 765 e o art. 32, III, da Lei 10.833 dispensam, pedidos de volta. Lucro: distribuição contra o balanço, com o limite do art. 14 da LC 123 quando não há escrituração, e pró-labore compatível com a função. Folha: eSocial contra a folha paga, GPS e FGTS recolhidos, INSS do pró-labore. Acessórias e certidões: PGDAS-D, DEFIS, DCTFWeb, EFD-Reinf e ECF entregues e coerentes entre si, porque o cruzamento entre elas é o que dispara a malha. E certidões válidas. Conciliação: banco contra contabilidade, porque a diferença é o que a fiscalização presume pelo art. 33, § 6º, da Lei 8.212.

Porque o custo do mesmo erro cresce a cada etapa em que ele sobrevive. Achado antes do fechamento do mês, é ajuste sem custo: o Fator R recalculado antes do DAS, a retenção conferida antes de abater, a conciliação fechada antes do balancete. Achado depois do fechamento, é retificação. PGDAS-D retificado, restituição pedida ou diferença recolhida com multa de mora e juros. Achado pela fiscalização, dentro dos cinco anos do CTN, é auto de infração com multa de ofício e juros. No caso previdenciário, há a possibilidade de aferição indireta com o ônus da prova invertido (Lei 8.212, art. 33, § 6º). Há ainda o efeito nas acessórias. Um erro na apuração de um mês se propaga para a DEFIS, a ECF e a DCTFWeb do ano, e retificar tudo depois é trabalho multiplicado. Por isso a revisão tem três ritmos. Mensal no fechamento, para o essencial. Trimestral, para o cruzamento das acessórias, o lucro distribuído e as certidões. E anual, antes da DEFIS e da ECF, para o ano inteiro e a opção de regime seguinte.

Depende do porte e do risco, com três ritmos que se combinam. Mensal, no fechamento, para o essencial: Fator R com a folha do mês, retenções dos comprovantes contra a apuração, conciliação de banco e pró-labore recolhido. É leve e evita o erro mais caro. Trimestral, para o cruzamento: acessórias coerentes entre si, distribuição de lucros contra o resultado do trimestre, certidões válidas e o que trava cada uma. Anual, antes da DEFIS e da ECF, para o ano inteiro e a simulação da opção de regime de janeiro. Prestador sozinho, com poucos tomadores, resolve com o trimestral e o anual. Empresa com equipe, vários tomadores que retêm e receita em mais de um anexo precisa do mensal no essencial. Empresa que nunca revisou começa por uma revisão dos últimos cinco anos, que é o prazo que o fisco tem pelo CTN (arts. 150, § 4º, e 173). É onde aparecem as restituições: retenção sofrida por optante, Anexo V com folha para o III, ISS pago em dobro. Depois disso, a rotina entra no plano.