Retenção na nota do advogado PJ: o que a empresa cliente desconta e como compensar

Só a nota emitida para cliente pessoa jurídica. Quando o cliente é pessoa física, não há retenção de Imposto de Renda nem de CSLL, Cofins e PIS na fonte, porque a pessoa física não é fonte pagadora obrigada a reter nesses casos. Quando o cliente é empresa, entram as duas retenções: 1,5% de Imposto de Renda, pelo artigo 714 do Regulamento do Imposto de Renda, que lista a advocacia no inciso II do parágrafo 1º, e 4,65% de CSLL, Cofins e PIS, pelos artigos 30 e 31 da Lei 10.833/2003. Há hipóteses específicas de dispensa previstas na legislação, e a mais relevante para o escritório é a do optante pelo Simples em relação aos 4,65%. Por isso o primeiro passo de qualquer controle é separar a carteira: quantos clientes são pessoas físicas, quantos são empresas, e quanto da receita vem de cada lado. Escritório que atende só pessoas físicas quase nunca vê o problema. Escritório que atende empresas convive com ele em toda nota emitida.

Depende de qual. A retenção de 4,65% de CSLL, Cofins e PIS é dispensada para o optante pelo Simples Nacional pelo artigo 32, inciso III, da Lei 10.833/2003, e a advocacia, mesmo estando no Anexo IV, é optante como qualquer outra atividade. A dispensa só funciona na prática se o escritório informar a condição de optante ao cliente, pela declaração que a legislação prevê, antes do pagamento. Sem essa declaração, o cliente retém do mesmo jeito, e o valor fica parado até um pedido de restituição. Quanto ao Imposto de Renda de 1,5%, o artigo 1º da Instrução Normativa RFB 765/2007 dispensa a retenção na fonte sobre as importâncias pagas a pessoa jurídica inscrita no Simples Nacional. O escritório optante, portanto, não sofre nenhuma das duas retenções, e o que precisa fazer é informar a condição ao cliente antes do primeiro pagamento.

Não, desde que o escritório controle o que foi retido. Retenção na fonte é antecipação de tributo que a sociedade já deve. O cliente desconta o valor no pagamento e recolhe em nome do escritório, e o escritório abate esse valor na própria apuração. No Lucro Presumido, o Imposto de Renda e a CSLL retidos abatem o que seria pago no trimestre, e o PIS e a Cofins retidos abatem o que seria pago no mês. Se o valor retido superar o devido, o saldo pode ser objeto de pedido de restituição à Receita Federal. O que se perde é o controle. Escritório que emite nota, recebe o líquido e não registra a retenção acaba recolhendo o tributo integral por fora, pagando duas vezes. E sem o comprovante do recolhimento feito pelo cliente, não há como provar o crédito, o que impede tanto a compensação quanto a restituição. A rotina de registrar, cobrar comprovante e abater resolve.

Pela declaração prevista na legislação, entregue ao cliente antes do primeiro pagamento e renovada quando a condição mudar. É um documento simples, assinado pelo representante do escritório, informando que a sociedade é optante pelo Simples Nacional e que, por isso, não está sujeita à retenção de CSLL, Cofins e PIS prevista no artigo 30 da Lei 10.833/2003, com base no artigo 32, inciso III. O cliente guarda a declaração para justificar a não retenção perante a fiscalização. Sem ela, o setor fiscal do cliente tende a reter por padrão, porque a responsabilidade pela retenção é dele, e ele prefere errar para o lado de reter. Por isso vale entregar a declaração junto com o contrato de honorários, antes da primeira nota, e conferir no primeiro pagamento se o valor entrou cheio. Se o cliente reteve mesmo assim, o caminho é o pedido de restituição, com o comprovante do recolhimento. E vale renovar a declaração a cada exercício, ou quando o escritório mudar de regime.

Quando a sucumbência é paga por pessoa jurídica à sociedade de advogados, ela é receita de serviço profissional da sociedade e, em princípio, entra nas mesmas regras de retenção que os honorários contratuais: 1,5% de Imposto de Renda pelo artigo 714 do Regulamento e 4,65% de CSLL, Cofins e PIS pelos artigos 30 e 31 da Lei 10.833/2003, com a dispensa do artigo 32 para o optante pelo Simples. O detalhe está em quem paga e em nome de quem. Sucumbência paga por ente público, por seguradora ou por empresa privada tem rotinas de retenção diferentes, e o valor pode ser depositado em nome do advogado pessoa física em vez da sociedade, o que muda a tributação por completo. Por isso o alinhamento entre contrato social, contrato de honorários e requerimento no processo, sobre quem recebe, precisa vir antes. Não localizamos ato específico da Receita sobre retenção em sucumbência, e mandamos conferir caso a caso.