Controladoria para empresas de TI: DRE por projeto, caixa projetado e o que a lei já exige

Transforma o registro contábil e a rotina financeira em decisão. Ela monta a DRE gerencial por projeto, por linha de receita (assinatura, projeto sob encomenda, suporte) e por cliente, com a estrutura da demonstração do resultado da Lei 6.404 (art. 187). As horas de dev e a infraestrutura entram como custo do que as consumiu. Escreve o orçamento do ano e compara com o realizado mês a mês. Projeta o caixa das próximas semanas com assinaturas e marcos a receber, retenções que saem da nota, folha, nuvem e impostos a pagar. E acompanha os indicadores que na TI decidem, como receita recorrente e churn, margem por projeto e por cliente, custo de aquisição e folha como percentual da receita. Com isso ela responde às perguntas do fundador. Qual projeto dá lucro, quando dá para contratar, o que acontece com o caixa se o maior cliente sair, se o preço da assinatura paga a equipe que ela exige. A controladoria não apura imposto nem cobra cliente. Ela usa a contabilidade e o BPO e devolve o relatório que orienta a decisão.

A contabilidade é obrigatória e olha para trás; a controladoria é escolha e olha para a frente. O Código Civil, no art. 1.179, obriga o empresário e a sociedade empresária a seguir um sistema de contabilidade, com escrituração uniforme e documentação, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado. É a contabilidade que registra o que aconteceu, apura o imposto no Simples ou no Presumido, entrega as obrigações acessórias e fecha o balanço que o banco e o investidor pedem. A controladoria pega esse registro, junto com a rotina do financeiro, e reorganiza para decidir. DRE gerencial por projeto e por cliente, orçamento, caixa projetado e indicadores. As duas usam a mesma estrutura de resultado, a do art. 187 da Lei 6.404, e precisam bater no total. Quando a DRE gerencial não fecha com a contábil, um dos dois números está errado. Por isso a controladoria não substitui a contabilidade. Funciona melhor quando as duas, mais o BPO que cobra e paga, trabalham com o mesmo plano de contas, na mesma casa.

Os que respondem às decisões que ela toma, e na TI são cinco. Margem bruta por projeto e por cliente, que sai da DRE gerencial com horas de dev e infraestrutura alocadas, e diz onde a empresa ganha e onde perde. Receita recorrente mensal e a parcela dela no total, que diz quanto do próximo mês já está contratado, com o churn de assinaturas mostrando quanto escapa. Custo de aquisição de cliente contra o valor que ele deixa ao longo do contrato, que diz se vale investir em vendas. Folha como percentual da receita, que na empresa de TI é o número que decide contratação, porque a folha é o custo que não se desfaz em um mês. Ele também alimenta o Fator R quando a atividade depende dele (LC 123, art. 18, §§ 5º-J e 24). E caixa projetado nas próximas oito a doze semanas, com assinaturas e marcos a receber contra folha, nuvem e impostos a pagar. Nenhum deles é obrigação legal; são as perguntas do fundador respondidas com número. O que a lei exige é a escrituração e o balanço (Código Civil, art. 1.179). A controladoria é o que faz esse registro virar decisão.

Precisa de plano de contas único e de lançamentos classificados por projeto na origem; o sistema é consequência. O erro comum é comprar uma ferramenta de indicadores antes de organizar a base. A ferramenta mostra um número bonito que não bate com a contabilidade, e ninguém decide com ele. A base é o plano de contas compartilhado entre contabilidade, BPO e controladoria, com o projeto, a linha de receita e o cliente como dimensões de cada lançamento. A folha do eSocial alocada por time e por projeto, a nota emitida com o cliente e o projeto identificados, e a nuvem e as ferramentas rateadas pelo uso. Com isso, o sistema contábil que a empresa já usa, mais uma camada de relatório gerencial, entrega a DRE por projeto e o caixa projetado. Empresa de TI maior, com muitos projetos e times, se beneficia de ferramenta de gestão de projetos integrada ao financeiro, para as horas entrarem sem digitação. Empresa média resolve com o ERP contábil e relatórios estruturados. O que não funciona é controladoria em planilha desconectada da contabilidade, que gera o terceiro número para o mesmo mês.

Depende de três coisas: quantas linhas de receita e projetos rodam ao mesmo tempo, se a folha é o maior custo, e como o fundador decide hoje. Dev sozinho com dois clientes não precisa. A margem é a da empresa, o contador que apura e o extrato bastam, e a controladoria acrescentaria custo sem decisão nova. Software house com dez pessoas, três assinaturas e dois projetos sob encomenda precisa. A margem se esconde na média, a folha decide contratação e o caixa depende do maior cliente. O sinal prático é o fundador não conseguir dizer a margem do maior cliente. Ou decidir contratar um dev pela sensação de que está apertado, ou descobrir em abril que a faixa do Simples virou e o DAS subiu. Começamos leve. Plano de contas por projeto compartilhado com a contabilidade e o BPO, DRE gerencial mensal por projeto e por cliente, caixa projetado de oito semanas, e orçamento anual a partir do segundo ciclo. É mais barato começar com a base organizada do que reorganizar a base quando a empresa já tem vinte pessoas.