7 erros contábeis que custam caro ao prestador de serviços, com a lei de cada um

Em valor mensal, o Fator R esquecido; em risco, o pró-labore zerado. O prestador de serviço intelectual parte do Anexo V do Simples, a 15,5% na primeira faixa, e sobe ao Anexo III, a 6%, quando a folha dos doze meses anteriores, com pró-labore, patronal e FGTS, é igual ou maior que 28% da receita (LC 123, art. 18, §§ 5º-I, 5º-J e 24). Quem não calcula o índice, ou calcula com folha incompleta, paga a diferença todo mês: com R$ 300 mil de receita no ano, cerca de R$ 2.100 mensais. Já o pró-labore zerado cria dois problemas. O sócio que trabalha na empresa é contribuinte individual (Lei 8.212, art. 12, V, f), e a retirada só como lucro é recaracterizada pela fiscalização como remuneração, com INSS, multa e juros; e sem pró-labore não há folha, então não há 28% e o prestador fica no Anexo V. Em 2026 pagar pró-labore ficou mais barato, com o IR zerado até R$ 5.000 (Lei 9.250, art. 3º-A); ficam os 11% de INSS. Os dois erros se corrigem com o mesmo gesto: pró-labore compatível com a função, pago e recolhido todo mês, e o índice conferido antes de cada DAS.

É o erro que derruba a proteção pela qual a empresa foi aberta. A sociedade limitada, unipessoal ou não, restringe a responsabilidade do sócio ao valor das quotas (Código Civil, art. 1.052), e é isso que separa a casa e as contas do sócio das dívidas da empresa. A separação depende de a empresa ser tratada como empresa: nota recebida na conta pessoal, despesa da casa paga pelo CNPJ, saque sem pró-labore nem distribuição de lucro documentada são confusão patrimonial, e é o motivo mais comum de desconsideração da personalidade jurídica numa disputa trabalhista, cível ou tributária, com o sócio respondendo com os bens dele. Há o custo fiscal também: a contabilidade não fecha, o lucro distribuído não se prova e perde a isenção (Lei 9.249, art. 10; LC 123, art. 14), e a fiscalização presume o que não está escriturado. A correção é diária e simples: conta bancária da empresa para tudo o que é da empresa, pró-labore formal, lucro distribuído com balanço, e nenhuma despesa pessoal pelo CNPJ. Quem já misturou regulariza com lançamentos de ajuste e contabilidade fechada dali em diante.

Perde a isenção e o valor vira remuneração. O lucro distribuído não paga IR na fonte nem na declaração do sócio (Lei 9.249, art. 10, na redação da Lei 15.270; LC 123, art. 14, para o Simples), mas a isenção pressupõe lucro apurado, e lucro se apura na contabilidade, que é obrigatória para toda sociedade empresária, com escrituração e balanço anual (Código Civil, art. 1.179). Retirada mensal fixa chamada de lucro, sem balanço que a sustente, é lida pela fiscalização como pró-labore disfarçado: incide INSS do sócio e patronal, com multa e juros, e o IR da pessoa física. No Lucro Presumido há um agravante: sem contabilidade, a distribuição isenta fica limitada à base presumida menos os tributos, e o que exceder é tributado. Desde 2026 entram ainda os limites da Lei 15.270: 10% na fonte quando a mesma empresa paga mais de R$ 50 mil no mês à mesma pessoa (Lei 9.250, art. 6º-A) e tributação mínima acima de R$ 600 mil de rendimentos no ano (art. 16-A). A correção é fechar a contabilidade mês a mês, apurar o resultado e distribuir com base nele, em parcelas dentro do limite.

Multa, juros e, se repetir, a exclusão do Simples. O DAS em atraso paga multa de mora e juros pela Selic, e a Receita cobra automaticamente; o atraso reiterado de obrigações principais e acessórias é hipótese de exclusão de ofício do regime, o que joga a empresa no Presumido ou no Real com efeito que pode alcançar o ano inteiro. As obrigações acessórias têm multa própria por atraso, e o atraso de qualquer uma delas trava a certidão negativa, que é o documento que o cliente grande pede antes de contratar, o banco pede para crédito e a licitação exige. Ou seja, o prazo perdido custa a multa e custa o contrato que não fecha enquanto a certidão não sai. É o erro mais barato de evitar, com calendário e rotina, e o mais comum em quem faz a própria contabilidade nas horas vagas. Quando o atraso já aconteceu, a correção é pagar com os acréscimos, entregar a acessória em atraso e regularizar a certidão antes de qualquer proposta comercial; parcelamento existe para o débito, não para a certidão.

Comparando as colunas com os seus doze meses, porque não há regime certo em abstrato. Os sinais: prestador sem folha no Anexo V, a 15,5% na primeira faixa, quando o Lucro Presumido cobraria cerca de 11,33% federais mais ISS; prestador com folha acima de 28% no Presumido, quando o Anexo III cobraria de 6% a 13% conforme a faixa; empresa perto de R$ 3,6 milhões de receita, quando o ISS sai do DAS, ou perto de R$ 4,8 milhões, quando o Simples acaba; e empresa com margem apertada ou prejuízo pagando presunção de 32% no Presumido, quando o Real tributaria o lucro real. Como a opção é anual e irretratável (LC 123, art. 16), a comparação é feita em dezembro, com receita, folha e margem dos doze meses e a projeção do ano seguinte, e a mudança vale a partir de janeiro. Regime escolhido por hábito, porque o contador anterior disse ou porque sempre foi assim, é o sexto erro da lista, e custa a diferença de regime por doze meses. A simulação de três colunas é o que responde, e é parte do nosso diagnóstico de entrada.