Escrituração contábil: o processo em seis etapas e o que é a escrituração simplificada do Simples Nacional

DOSSIÊ TÉCNICO ESTRATÉGICO 2026
Foco Regional: Osasco, São Paulo, Barueri, Cotia e Jundiaí
Tempo de leitura: 10 min.  |  Categoria: Contabilidade

O que é escrituração contábil e o que a lei pede dela

Escriturar é registrar. O Código Civil manda lançar no Diário, dia a dia, todas as operações relativas ao exercício da empresa. Cada lançamento leva individuação, clareza e o documento respectivo (art. 1.184). Ele admite a escrituração resumida, com totais que não excedam trinta dias, para contas de operações numerosas. A condição é que existam livros auxiliares e os documentos fiquem guardados (§ 1º). O balanço patrimonial e o de resultado são lançados no Diário e assinados por contador habilitado e pelo empresário (§ 2º). A escrituração pode ser mecanizada ou eletrônica, e o Diário pode virar fichas ou arquivo digital (art. 1.180).

O balanço deve exprimir com fidelidade e clareza a situação real da empresa, separando ativo e passivo (art. 1.188). O balanço de resultado, a demonstração de lucros e perdas, o acompanha (art. 1.189). Na coleta para o inventário, os bens destinados à atividade entram pelo custo de aquisição, com a depreciação respectiva (art. 1.187, I). Esses artigos são a régua. Uma escrituração que não sai de documento, não tem Diário e não fecha em balanço não é escrituração, é anotação.

O processo de escrituração em seis etapas

Primeira, documentos: nota fiscal emitida e recebida, extrato bancário, recibo, contrato, guia paga, folha. Sem documento não há lançamento. A LC 123 manda a optante manter em boa ordem os documentos que fundamentaram a apuração enquanto não decorrido o prazo decadencial (art. 26, II). Segunda, classificação: cada documento recebe a conta de débito e a de crédito no plano de contas. É o assunto de tipos de contabilidade e classificação contábil. Terceira, lançamento: o registro entra no Diário em ordem cronológica. O sistema o reflete no Razão, que é a mesma informação organizada por conta.

Quarta, conciliação: o saldo de cada conta bancária no Razão precisa bater com o extrato, e as notas emitidas com a receita lançada. É aqui que aparecem a nota esquecida, o Pix sem documento e a taxa bancária não lançada. Quinta, apuração. Com as receitas conciliadas, o contador apura o DAS ou os tributos do Presumido, fecha a folha e entrega as obrigações acessórias do mês. Sexta, fechamento do exercício: provisões, depreciação, ajuste de contas transitórias, balanço, DRE e demais demonstrações assinadas. Entra também a Carta de Responsabilidade da Administração, que a ITG 1000 (item 13) e a Resolução CFC 1.590 (art. 3º) exigem.

Etapa	O que a empresa entrega	O que o contador faz	Quando
1. Documentos	Notas, extratos, recibos, contratos, guias	Confere e guarda	Todo mês
2. Classificação	Explica o que é cada gasto atípico	Escolhe a conta de débito e crédito	Todo mês
3. Lançamento	Nada além do documento	Diário e Razão	Todo mês
4. Conciliação	Extrato completo e acesso ao banco	Bate saldo e nota	Todo mês
5. Apuração	Confirma receita e folha	DAS, tributos, eSocial, declarações	Todo mês
6. Fechamento	Carta de Responsabilidade	Balanço, DRE, DLPA assinados	Uma vez por ano

O que é a escrituração contábil simplificada, e o que ela não é

A LC 123 permite à microempresa e à empresa de pequeno porte optante pelo Simples adotar contabilidade simplificada, de forma opcional. Ela serve aos registros e controles das operações, conforme regulamentação do Comitê Gestor (art. 27). A norma profissional que dá forma a isso é a ITG 1000. O CFC a aprovou em dezembro de 2022, e ela vale desde 1º de janeiro de 2023. A microentidade, com receita bruta do exercício anterior até R$ 4,8 milhões, segue a NBC TG 1002. Ela apresenta balanço patrimonial, demonstração do resultado e demonstração de lucros ou prejuízos acumulados (itens 5, alínea d, 9 e 21). O plano de contas sugerido está no Anexo 11 (item 22). Simplificada quer dizer menos demonstrações e critérios mais simples de mensuração. As seis etapas continuam as mesmas.

O que a simplificada não é: não é o Livro Caixa. A Resolução CGSN 140 obriga a optante a manter o Livro Caixa com toda a movimentação financeira e bancária (art. 63, I). Em seguida diz que a apresentação da escrituração contábil, em especial do Diário e do Razão, dispensa o Livro Caixa (§ 3º). O Livro Caixa é controle fiscal de entradas e saídas. Não tem ativo, passivo nem resultado, e não serve para provar lucro. Também não é o Relatório Mensal de Receitas do MEI (art. 106, I). Ele só existe porque o MEI é dispensado de contabilidade (LC 123, art. 68).

Por que a escrituração completa compensa mesmo para quem pode simplificar

O primeiro motivo é o imposto do sócio. No Simples, o lucro distribuído é isento. Mas só até o percentual de presunção do art. 15 da Lei 9.249 sobre a receita, menos o DAS. A exceção é a empresa que mantém escrituração contábil que evidencie lucro superior (LC 123, art. 14, §§ 1º e 2º). Para serviços, o percentual é 32%. Pense numa prestadora que fatura R$ 40 mil por mês, paga R$ 4 mil de DAS e tem lucro real de R$ 20 mil. Sem contabilidade, ela só distribui R$ 8.800 isentos. Com contabilidade, distribui os R$ 20 mil. O segundo motivo é a saída ou morte de um sócio. A quota se liquida com base em balanço especialmente levantado (CC, art. 1.031), impossível sem escrituração corrente.

O terceiro é o crédito: o banco lê balanço e DRE, não Livro Caixa. O quarto é a troca de contador. A Resolução CFC 1.590 manda o distrato fixar a forma e o prazo de devolução dos livros contábeis e dos arquivos das obrigações fiscais (art. 9º). Quem nunca teve livros recebe pouco. Atendemos empresas de serviços em Osasco, São Paulo, Barueri, Cotia e Jundiaí com escrituração completa no plano mensal. Entram a conciliação bancária todo mês e o fechamento anual com demonstrações assinadas. O escopo está na assessoria contábil e fiscal. O BPO, quando a empresa quer terceirizar também o financeiro, está no BPO financeiro.

Perguntas frequentes sobre escrituração contábil