Como migrar o CNPJ de TI: CNAE, regime, prefeitura e nota, sem parar de faturar

Corrigir o CNPJ que existe, sem abrir outra empresa. Alterar o CNAE e o objeto social para descreverem o serviço real, atualizar a inscrição municipal com os itens de nota certos, revisar o regime e apurar cada receita no anexo da atividade. É feito por alteração contratual na Junta Comercial e atualização do cadastro na Receita Federal pela Redesim (Lei 11.598, art. 2º), que integra Junta, Receita, estado e município num processo só. Depois vem a atualização na prefeitura, que revisa os itens da LC 116 liberados para a nota (1.04 desenvolvimento, 1.05 licenciamento, 1.06 consultoria, 1.07 suporte). Faz sentido quando a abertura foi às pressas ou o negócio mudou. Dev que desenvolve com CNAE de consultoria, objeto genérico de prestação de serviços, regime escolhido por hábito, ou MEI numa ocupação que não exerce. Abrir empresa nova em vez de migrar costuma ser pior. Perde o histórico, o cadastro nos clientes e a receita dos doze meses que forma a faixa do Simples. O CNPJ continua o mesmo, ativo, durante todo o processo.

Não. A alteração contratual na Junta e a atualização do CNPJ na Receita não suspendem a empresa. O número continua o mesmo e ativo, e a emissão de nota segue no sistema da prefeitura com os itens que a inscrição municipal já liberava, até ela ser atualizada. O que exige cuidado é a ordem: primeiro a Junta e a Receita, depois a prefeitura, e só então a nota com o item novo. Nota emitida com item que a inscrição ainda não liberou é rejeitada pelo sistema. Os clientes não precisam recadastrar nada, já que CNPJ, razão social e conta bancária continuam. Mas vale avisar os que retêm imposto, porque a mudança do item de serviço pode alterar a retenção que aplicam. O optante do Simples continua sem IRRF e sem os 4,65% (IN RFB 765; Lei 10.833, art. 32, III). Na prática, a migração leva de duas a seis semanas conforme os prazos da Junta e da prefeitura. A única janela em que a nota pode ficar um dia sem o item novo é a da atualização municipal, que planejamos para cair entre faturamentos.

Não. A opção pelo Simples Nacional é irretratável para todo o ano-calendário (LC 123, art. 16). A saída por opção é comunicada à Receita até o último dia útil de janeiro, com efeitos a partir de 1º de janeiro (art. 30, I e § 1º, I; art. 31, I). Empresa que está no Presumido e quer o Simples opta em janeiro, no prazo do Comitê Gestor. Empresa nova pode optar com efeito desde a abertura (art. 16, § 3º). Empresa que descobre em maio que o Presumido seria melhor simula agora e decide em janeiro. As exceções não são escolha: a exclusão obrigatória por excesso de receita ou por vedação, com os efeitos do art. 31. O que muda a qualquer momento é o que está dentro do Simples. O CNAE, o objeto, os itens da nota e, com eles, o anexo em que cada receita é apurada. Desenvolvimento e licenciamento no III sem Fator R, consultoria e suporte no V com Fator R. Por isso a migração de cadastro é feita quando se percebe o erro. A migração de regime é planejada para janeiro, com a simulação dos doze meses feita em dezembro.

Muda a leitura da atividade, e com ela pode mudar o anexo e o item da nota. A LC 123 distribui os serviços pelos anexos do Simples pela descrição da atividade (art. 18). A Receita e o PGDAS usam o CNAE para saber qual atividade a empresa exerce. Desenvolvimento, licenciamento e páginas eletrônicas estão no § 5º-B e vão ao Anexo III sem Fator R. Consultoria, análise de sistemas e suporte são outras atividades intelectuais do § 5º-I, XII. Partem do Anexo V e só sobem ao III com folha igual ou maior que 28% (§ 5º-J). Migrar o CNAE de consultoria para desenvolvimento, quando é isso que a empresa faz, tira a dependência do Fator R e leva a receita ao III. Migrar no sentido contrário, quando é isso que ela faz de fato, cria a dependência. Na prefeitura, o CNAE define os itens da LC 116 liberados na nota e, com eles, o ISS e a retenção pelo tomador. O que a troca não faz é mudar o regime, que só muda em janeiro, nem apagar o passado. A apuração dos meses anteriores no anexo errado é retificada, com restituição se pagou a mais ou recolhimento se pagou a menos.

Na nossa prática, de duas a seis semanas, e o prazo é da Junta e da prefeitura, não da lei. O diagnóstico e a decisão levam dias: o que a empresa fatura, com que CNAE, que objeto, que itens de nota e em que anexo. A alteração contratual na Junta Comercial e a atualização do CNPJ na Receita pela Redesim costumam sair em uma a duas semanas conforme a fila da Junta. A atualização da inscrição municipal, com os itens novos da LC 116, depende da prefeitura da sede e pode levar mais uma ou duas. Cadastros acessórios, como conselho profissional quando a atividade exige, e o sistema emissor de NFS-e entram no fim. A emissão de nota não para em nenhum momento. A única janela sensível é a da atualização municipal, planejada para cair entre faturamentos. O que pode esticar é a retificação do passado, quando a apuração de meses anteriores estava no anexo errado. A retificação do PGDAS é rápida, mas a restituição do DAS pago a mais depende da Receita. Migração de MEI para SLU tem um passo a mais, o desenquadramento, e segue o mesmo caminho depois.